Ślubne GTD

Kiedy zwykle myślimy o ślubie, natychmiast na myśl przychodzą nam określenia: „Najpiękniejszy dzień w życiu”, „Najważniejszy dzień w życiu”, „Początek nowego etapu”. Państwu młodym życzy się „wszystkiego dobrego na nowej drodze życia”. Myślimy o tym dniu przede wszystkim w kontekście uczuć i emocji z nim związanych. Myślimy o płaczu panny młodej, łzach w oczach rodziców i łamiącym się głosie pana młodego podczas składania przysięgi małżeńskiej. No, może jeszcze o słowach „Help me” wyrytych na podeszwach jego butów. To wszystko prawda. Ale jest jeszcze druga strona medalu. Ślub to także zakrojona na mniej lub bardziej szeroką skalę impreza masowa. Ślub jest jak precyzyjny mechanizm, jak nowy projekt, na którego przygotowanie składa się tysiąc zadań do wykonania. Dziś proponuję spojrzenie na ślub jako na takie właśnie przedsięwzięcie.

Sztuka bezstresowej efektywności

Na co dzień prowadzę pracę redakcji wortalu literackiego Granice.pl. Choć może się to wydawać zajęciem mało skomplikowanym, każdy dzień niesie z sobą dziesiątki wyzwań, setki zadań do wykonania, tysiące pomysłów. Każdy dzień to kolejne maile, na które trzeba odpisać i których treść trzeba przenieść na strony serwisu. W swojej pracy korzystam z programu GTD (Getting Things Done) i prostych list kontrolnych. Choć przygotowania do ślubu mogą wydać się od tego rodzaju pracy tak odległe, jak branie kąpieli od zgłębiania praw fizyki, szybko przekonamy się, że jest zupełnie inaczej.

Pewnego dnia – jak zresztą bardzo często – rozmowa z Magdą zeszła nam na temat przedślubnych przygotowań. Dwie bardzo przyjemne godziny rozmyślań na temat tego, jak będzie wyglądał ten dzień, co będziemy robili, kto przyjedzie, a kto – raczej nie – minęły błyskawicznie. Ale gdy kładłem się spać, zorientowałem się, że coś jest nie tak. Że zwykle podczas tego typu rozmów powracamy do stałego zestawu raczej przyjemnych tematów, ale w gruncie rzeczy niewiele z tego wynika. Mówiliśmy o tym, że przyjadę do domu Magdy zdecydowanie wcześniej, niż planowana godzina rozpoczęcia ślubu. No, dobrze, ale w takim razie – co z moimi rodzicami? Jak rozwiążemy sprawę błogosławieństwa? Kto będzie w nim uczestniczył? Jak ono będzie wyglądało? I w tym momencie senność minęła mi jak ręką odjął.

Inny przykład: alkohol na weselu. Wiadomo, zwykle kupuje go pan młody i dzień wcześniej przywozi się go na teren hotelu / restauracji / sali, w której odbywał się będzie ślub. Ale rzadko kiedy zastanawiamy się nad tym, jak to się dzieje, że później butelki pojawiają się na stole. Dostawiają je kelnerzy? Niekoniecznie – warto mieć bowiem wpływ na to, jak szybko alkoholu ubywa i w jakim tempie uderza on do głów gości. A może przynosi je pan młody? Nic z tych rzeczy – pan młody w ten dzień raczej powinien się skupić na gościach i trudno, by myślał równocześnie o alkoholu, ciastach, słodyczach i o tym, czy wujek Archibald właśnie nie wchodzi w konflikt z prawem powszechnego ciążenia.

Jakoś to będzie…

Oczywiście, wiele osób traktuje sprawę ślubnych przygotowań nieco „po macoszemu”. Wiele osób myśli: „Jakoś to będzie”. I rzeczywiście – jest. Czasem – jakoś, czasem – całkiem nieźle. Nieprzyjemne momenty i stres później szybko wypieramy z pamięci i zastępują je przyjemniejsze wspomnienia. Ale czy rzeczywiście te wszystkie nerwy są nam potrzebne? Czy są nam potrzebne późniejsze słowa wujka Archibalda, który wspominał będzie w gronie dalszej rodziny, że podczas naszego wesela czuł się jak kaktus na środku pustyni Gobi? Ja proponuję pięć prostych kroków, żywcem wyjętych z programu Davida Allena, których przejście powinno pomóc pozbyć się zbędnego stresu.

Gromadzenie danych

Krok pierwszy: kolekcjonowanie (inaczej: gromadzenie danych). W tym kroku siadamy (we dwoje lub w większym gronie) i zaczynamy zbierać wszystkie zadania, które należy wykonać lub kwestie, które należy przemyśleć, dotyczące ceremonii ślubnej, wesela. Uwzględniamy wszystko: zarówno załatwienie fotografa, zakup prezentu dla rodziców, jak i parasola na wypadek złej pogody. W tym kroku nie myślimy, kiedy należy daną rzecz wykonać ani ile czasu ona zajmie czy kto się jej podejmie. Po prostu gromadzimy dane, które mogą okazać się niezbędne. To ważne: trzeba zebrać możliwie wszystkie zadania, które należy wykonać. Nic nie może zostać w Waszych głowach i zaprzątać Wam myśli – wszystko należy zapisać (na papierze lub w formie elektronicznej – tak czy tak warto jednak zapewnić sobie „kopię bezpieczeństwa”). Jeśli w dalszym etapie prac coś Wam „wpadnie do głowy” – nie zakładajcie, że to zapamiętacie. Zapiszcie.

Ważne jednak, by regularnie opróżniać swoje „pojemniki na dane” i ograniczać ich liczbę do niezbędnego minimum. To znaczy: jeśli ślubne zadania macie zapisane w dokumentach Google, a w momencie, gdy wpadnie Wam kolejny pomysł, nie macie dostępu do komputera, owszem, możecie skorzystać z notatnika, ale ważne, byście postarali się możliwie szybko włączyć dodatkowe zadanie do systemu. Inaczej możecie być pewni, że prędzej czy później ono najzwyczajniej w świecie zniknie.

Analiza i porządkowanie

Krok drugi: analiza. Każdy pomysł związany ze ślubem, który wpadnie nam do głowy, każdą informację, która do nas trafi, należy przeanalizować. W jaki sposób? To proste.

Przede wszystkim warto zadać sobie pytanie „Co to jest?” Przykład: mama / przyszła teściowa daje nam wycinek z gazety poświęcony weselnym trendom. Warto zbadać, czy może on się nam do czegokolwiek przydać, czy też to typowe gazetowe „bla, bla, bla”, służące wytworzeniu treści, w kontekście której można będzie prezentować reklamy. Z innej strony: znajoma podrzuca Ci ulotkę restauracji, w której ostatnio była na weselu. Ooo, to już zupełnie inna sprawa. Jeśli nie mamy jeszcze weselnej sali, wkładamy ulotkę do odpowiedniego folderu – przyda się nam ona później. Jeśli mamy – uprzejmie dziękujemy i ulotkę zwracamy lub utylizujemy.

Następne pytanie, jakie zadajemy samym sobie podczas analizy ślubnych pomysłów, brzmi: „Czy coś należy z tym zrobić?”. Jeśli nie, sprawa trafia do śmieci – o ile żadne działania nie są potrzebne. Drugi przypadek – w chwili obecnej nie ma potrzeby niczego robić, ale nie można wykluczyć, że w przyszłości nastąpi taka sytuacja – wówczas pomysł „inkubujemy” – odkładamy na później. Trzeci przypadek – sprawa jest potencjalnie użyteczna i może być wykorzystana w określonej przyszłości – wówczas odkładamy ją do późniejszego odniesienia się.

W programie GTD tworzy się zwykle kilka folderów, a przyporządkowanie zadań do każdego z nich to już trzeci etap – porządkowanie. Pierwszy folder nazywamy „action” (do zrobienia), a obejmuje wszystko, co należy zrobić w możliwie bliskiej przyszłości. Drugi – to „Kasuj” – tu trafiają wszystkie śmieci lub zadania wykonane i związane z nimi materiały, jeśli nie będzie potrzeby powrócenia do nich w przyszłości. Trzeci – kalendarz / folder dla spraw odłożonych na później, a czwarty – sprawny system gromadzenia spraw, do odniesienia się w przyszłości.

Jeśli na pytanie „Czy coś należy z tym zrobić”, odpowiedź brzmi „Tak”, musimy zastanowić się, do czego dany projekt (każdy pożądany rezultat, który wymaga podjęcia więcej niż jednego działania) nas zobowiązuje, a następnie zapisać efekt na liście projektów, w kolejnym zaś kroku trzeba określić, jakie jest najbliższe konieczne działanie do podjęcia.

Przykład? To proste. Ustalamy, że chcemy mieć wykonane przez profesjonalnego fotografa zdjęcia z wesela. Najbliższym krokiem będzie przejrzenie w internecie ofert i portfolio określonych fotografii, ewentualnie – zebranie rekomendacji od znajomych. Kolejne, które wpisujemy już na liście zadań projektu „Fotograf”, to analiza zebranego materiału (pod kątem jakości, ceny, ewentualnie: stosunku cena/jakość), telefon, by uzyskać informację, czy dany fotograf ma wolny konkretny termin, umówienie spotkania w celu podpisania umowy, umówienie terminu i formy sesji zdjęciowej.

Kiedy zdecydujemy już o najbliższym działaniu, jakie należy wykonać w danej sprawie, mamy do wyboru trzy możliwości: możemy po prostu to zrobić, jeśli całość zajmie nam niewiele czasu, oddelegować – czyli zlecić osobie bardziej odpowiedniej do tego zadania (na przykład: w przypadku zespołów i djów stworzyliśmy wspólnie listę wszystkich potencjalnie interesujących nas firm, następnie: listę pytań, jakie należało im zadać, ale wykonanie telefonu do każdego z nich Magda delegowała mnie, jako komuś, kto szybko i sprawnie się tym zajmie, bez niepotrzebnych oporów), lub możemy dane zadanie odłożyć na później – jeśli nie możemy się jego realizacją zająć natychmiast (bo za 15 minut wychodzimy, bo jest dwunasta w nocy i jakoś niezręcznie dzwonić do fotografa, bo chociaż nasz ślub jest sprawą najważniejszą na świecie, to fotograf może nie być zachwycony załatwianiem jej w środku nocy). Z kolei delegować będziemy zadanie dbania o alkohol serwowany gościom podczas wesela – na przykład naszemu świadkowi.

Porządkowanie materiału to także spięcie każdej z kategorii / projektów / zadań w pewną fizyczną formę. Mogą to być foldery w programie pocztowym, teczki, spięte kartki z listami kontrolnymi dotyczącymi poszczególnych projektów lub kolejne strony w zeszycie.

Krok czwarty: przegląd

Po zebraniu, analizie i uporządkowaniu materiału warto pamiętać, by regularnie dokonywać przeglądu projektów i spraw, które należy wykonać. Wówczas dokładamy do naszego programu nowe zadania czy projekty, usuwamy te, o których usunięciu zapomnieliśmy wcześniej, weryfikujemy stan rozpoczętych zadań etc. Przegląd to idealny moment, by zebrać i przeanalizować swoje sprawy, dokonać przeglądu całego systemu, zaktualizować swoje listy, wszystko wyczyścić, wyjaśnić, uaktualnić i zakończyć.

Krok piąty: wykonywanie zadań

Ostatni krok to realizacja zadań. Przy decydowaniu o tym, za wykonanie którego zadania należy się właśnie zabrać, należy brać pod uwagę – owszem – własną intuicję, ale przede wszystkim kontekst, dostępny czas, dostępną energię oraz priorytety.

Oczywiście przedstawiony wyżej plan jest tylko propozycją, a o każdym z koniecznych kroków można o wiele więcej przeczytać w dostępnych na rynku podręcznikach do GTD, jednak w telegraficznym skrócie – mam nadzieję – przedstawiłem zarys, który z pewnością usprawni przygotowania do Waszego ślubu i pomoże Wam pozbyć się zbędnego stresu w tym właśnie dniu. Dniu, którego nie zepsują nam zgryźliwe komentarze wujka Archibalda.

Gościnnie: Sławek Krempa, dziennikarz, prywatnie: przyszły mąż.

zdjecia

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *